Lors de la mise en place d’un projet, le cahier de charge joue un rôle prépondérant. En effet, si l’on veut qu’un projet puisse aboutir il faut que les exigences du maitre d’ouvrage soient bien comprises par le prestataire. Si ce n’est pas le cas, le projet peut soit être fini, mais avec un retard notable et avec écart considérable entre le budget prévisionnel et le budget réel, soit le projet n’est pas mené à terme. Si la mésentente entre les acteurs est la source principale de ces deux cas de figure, elle peut prendre trois formes : soit les exigences et les spécifications sont incomplètes, soit les acteurs ne sont pas impliqués, et enfin elles peuvent se présenter sous la forme de changement de la demande initiale.
Comment construire un cahier des charges ?
Avant de penser aux détails de la rédaction, il faut comprendre l’essence d’un cahier de charge de projet. Il intervient pour limiter les risques de non-accomplissement du projet et aussi pour délimiter le cadre de son déroulement. D’une manière générale, c’est un document écrit à valeur contractuelle. Il stipulera les attentes et les objectifs du client ainsi que les engagements de la part du prestataire. L’entreprise ou la personne chargée de l’accomplissement du projet doit également y détailler les modalités de la réalisation du projet et la durée nécessaire pour son accomplissement.
En vue de ces différents points que se propose de répondre le cahier de charge, on peut en déduire les lignes à suivre pour son élaboration. Le document doit être facilement compréhensible par les différents acteurs y ayant accès. De ce fait, il faut essayer d’user le moins possible de termes techniques ou sinon les faire suivre d’une brève explication. Les trois points suivants pourraient vous aider lors de la rédaction :
- Mettre en place des parties courtes,
- Utiliser une liste à puce,
- Favoriser les représentations graphiques et les tableaux.
Les éléments constitutifs d’un cahier de charge.
Pour que le cahier de charge puisse remplir son rôle, il faut qu’il contienne un minimum d’éléments constitutifs. Les deux premiers éléments sont accès sur le projet et les besoins du mandataire. Vous devez donc insérer toutes informations concernant le projet et son contexte. La partie allouée à cet effet doit donc contenir les causes qui ont conduit à la création du projet, ses objectifs, et, si le cas le permet, un historique des projets similaires. La deuxième partie doit contenir les besoins et les exigences du client. Elle doit être la plus claire possible en essayant d’intégrer le cadre technique et organisationnel de la prestation.
La troisième et la quatrième partie se consacrent plus sur la réalisation et la mise place du projet. Ainsi, la partie qui doit suivre doit contenir les prestations de services ou les produits attendus. Il est conseillé de les formuler de la manière la plus claire possible afin d’éviter toute ambiguïté. Il ne faut pas omettre de citer les qualités techniques qui sont attendues dans la réalisation des tâches. Enfin, c’est dans la dernière partie que vous allez mettre en place le cadre de la réalisation. Vous devez y mettre le planning, le suivi, le budget et les livrables attendus.
Les types de cahiers des charges
Il en existe deux types, le cahier de charge fonctionnel et technique. En ce qui concerne le cahier de charge fonctionnel, il se met en amont de toute réalisation. Il va se focaliser sur les besoins fonctionnels de l’organisation mandataire et les solutions qui pourraient y correspondre. De manière générale, il précède toute analyse technique. De ce fait, il s’impose comme une sorte de guide contenant les besoins initiaux. Le cas échéant, il fera office de référence lors de la confrontation des besoins estimés et des besoins réels.
Le cahier de charge technique quant à lui se concentre sur les exigences techniques et les contraintes liées au projet. Il est très important, dans le sens où c’est lui qui mettra en place les limites de l’intervention que pourra faire le prestataire. Cependant, il faut faire attention, car c’est la partie la plus susceptible de contenir des termes techniques. Doivent y figurer les contraintes et les exigences d’ordre économique, industriel, environnemental et matériel.
